Trucs et astuces à mettre en place au moment de la mise sur pied d’un nouveau groupe
1. Créer un document fondateur incluant
Les valeurs du groupe : il est important de s’assurer dès le début que tous partagent un certain nombre de valeurs fondamentales. Les valeurs d’un groupe peuvent évoluer au fil du temps et il est important de revisiter les documents fondateurs de temps en temps. Des ajustements peuvent être faits afin de s’assurer que tous sont en accord avec les valeurs du groupe. Si cela n’est pas nécessairement facile et peut causer des tensions, il est beaucoup plus sain pour un groupe d’aborder ouvertement cette question plutôt que de prendre pour acquis que tous partagent les mêmes valeurs et de devoir faire face par la suite aux répercussions négatives de conflits de valeurs ignorés.
La vision : Quel est votre rêve ?
La mission : Que faites-vous ? Trois phrases maximum permettant d’expliquer clairement et avec précision le projet qui vous permettra de réaliser votre vision.
Les objectifs : Avoir des objectifs à court, moyen et long terme. Ne pas tenter de tout faire en même temps. Les petites victoires gagnées peuvent aider à augmenter le sentiment d’appartenance au groupe ainsi que la motivation des participants. Ces victoires feront alors partie de l’histoire du groupe et serviront plus tard à encourager les nouveaux venus en leur démontrant que de par le passé le groupe est parvenu à atteindre des objectifs. Cela contribue à augmenter la confiance dans le potentiel du groupe et conséquemment le potentiel de réalisation de nouveaux objectifs.
2. Choisir un processus de prise de décisions
Il existe de nombreux modèles de prise de décision et le choix d’un modèle approprié (ou de plusieurs modèles utilisés dans différentes situations prédéfinies) est nécessaire au bon fonctionnement d’un groupe. À nouveaux, ne prenez pas pour acquis que tous ont la même vision du processus de prise de décision. Voici, en ordre croissant de démocratie, différentes catégories de prise de décision:
- Décision autocratique
- Par consultation
- Prise par une minorité
- Prise par majorité
- Par consensus
- À l’unanimité
J’ai pour ma part tendance à donner priorité à la prise de décision par consensus. Je tenterai dans un autre texte d’aborder en détail ces modes de décision et de vous expliquer pourquoi je considère le consensus comme un idéal démocratique.
3. Rédaction de documents et archives
a) Avoir des procès-verbaux à jour, clairs et publics
b) Archiver tous les documents pertinents à la compréhension de l’historique du groupe ( découpures de journaux, communiqués de presse, étapes importantes de l’évolution du groupe, etc.)
Des documents clairs et à jour permettent d’éviter des débats dans le futur quant aux décisions qui ont été prises ou encore quant à la manière dont les événements se sont déroulés. En effet, si un procès-verbal a été lu et approuvé par le groupe, il est ensuite plus difficile de nier son contenu par la suite. Des archives ordonnées et accessibles facilitent l’intégration des nouveaux venus en leur donnant accès à l’historique du groupe. Tous sont alors en mesure de participer pleinement aux décisions puisque les informations pertinentes à la prise de décision ne sont pas monopolisées par les « anciens ». En effet, la possession d’informations privilégiées est source de pouvoirs. En ce sens, pour parvenir à une démocratie réellement horizontale il est nécessaire de partager informations et connaissances au sin du groupe.
4. Apprendre à manier des outils favorisant une saine dynamique de groupe
- Quelques exemples d’outils à découvrir :
- Communication non violente
- Démocratie horizontale
- Le jeu comme outil de travail
- « The work that reconnects » (le travail qui rétablit le contact) de Joanna Macy
5. Processus clairement défini d’acceptation et d’intégration des nouveaux membres ainsi que procédure de départ.
- Grâce au document fondateur ainsi qu’aux documents d’archives, les nouveaux membres pourront choisir eux-mêmes s’ils se sentent à l’aise avec la vision du groupe. Il est possible de définir un processus en plusieurs étapes permettant de joindre le groupe de telle sorte que seuls les gens réellement motivés et en accord avec la vision et les valeurs du groupe persistent dans leurs démarches.
- Le départ de membres peut être difficile pour un groupe. C’est pourquoi il est intéressant de déterminer dès le début les engagements de chacun en cas de départ. Par exemple, le groupe peut décider qu’un avis de quelques semaines est nécessaire afin de permettre la transmission des informations et tâches. De plus, les départs peuvent constituer de bons moments pour célébrer la contribution des gens qui quittent tout en permettant de clore des étapes pour ensuite pouvoir aller de l’avant la conscience tranquille. Car une personne qui quitte dans le conflit, sans que la situation ait été adressée, laisse derrière des traces de son passage qui peuvent affecter le futur du groupe à différents niveaux.
6. Développer les capacités liées au cœur, à l’esprit et à la volonté
Nous avons tous tendance à être un peu plus à l’aise avec l’un ou l’autre de ces pôles. Un mélange de ces trois éléments est toutefois idéal pour la réussite d’un projet. Par exemple, un groupe qui canaliserait toutes ses énergies sur les tâches, sans prendre la peine de choisir un processus de prise de décision ou de porter attention à la manière dont les gens communiquent entre eux risque fort bien de faire face à des conflits imprévus qui auraient pu êtres évités.
7. Sans plaisir ce n’est pas durable
Pour le bien-être des membres du groupe, les réunions et activités doivent inclure une part d’agrément sans quoi, à la longue, il sera bien difficile de maintenir le moral et l’énergie des gens. Des soupers collectifs avant les réunions, des petites soirées pour discuter sans ordre du jour et par simple plaisir…Soyez imaginatifs et ayez du plaisir !
